Polityka Prywatności
Dbamy o bezpieczeństwo Twoich danych. Poznaj zasady przetwarzania danych osobowych przez Essency Media.
Ostatnia aktualizacja: 7 lutego 2026
1. Informacje ogólne
Niniejsza Polityka Prywatności opisuje zasady przetwarzania danych osobowych przez Essency Media sp. z o.o. w związku z korzystaniem ze strony internetowej essency.pl, kontaktem z Administratorem oraz aktywnością w mediach społecznościowych Administratora.
Polityka dotyczy w szczególności:
- osób odwiedzających stronę essency.pl,
- osób kontaktujących się z nami (formularz, e-mail, telefon),
- osób reprezentujących klientów lub kontrahentów (np. gdy kontaktujesz się w imieniu firmy),
- osób odwiedzających nasze profile w mediach społecznościowych i wchodzących z nami w interakcje.
Administrator przetwarza dane zgodnie z przepisami prawa, w tym z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 (RODO).
2. Administrator danych osobowych i kontakt
Administratorem danych osobowych jest:
Essency Media sp. z o.o.
ul. Grażyny 8
15-342 Białystok
KRS: 0001183254
NIP: 5423502504
REGON: 542219240
tel.: +48 453 447 462
e-mail: kontakt@essency.pl
W sprawach dotyczących danych osobowych możesz kontaktować się z Administratorem w szczególności poprzez e-mail: kontakt@essency.pl lub pisemnie na adres siedziby.
3. Zasady przetwarzania danych
Dbamy o to, aby przetwarzanie danych było:
- zgodne z prawem, rzetelne i przejrzyste,
- ograniczone do konkretnych celów (nie zbieramy danych "na zapas"),
- adekwatne do potrzeb obsługi zapytań i współpracy,
- ograniczone czasowo (dane przechowujemy tyle, ile to potrzebne),
- zabezpieczone technicznie i organizacyjnie.
Dane podajesz dobrowolnie, ale w praktyce ich brak może uniemożliwić odpowiedź na zapytanie, przygotowanie oferty lub realizację usługi.
4. Jakie dane możemy przetwarzać
W zależności od tego, jak korzystasz z naszej strony i jak się z nami kontaktujesz, możemy przetwarzać:
a) Dane przekazywane bezpośrednio przez Ciebie
- imię i nazwisko,
- adres e-mail,
- numer telefonu,
- nazwa firmy / dane reprezentowanej organizacji,
- treść wiadomości, zapytania, briefu, komentarzy,
- dane potrzebne do realizacji współpracy (np. ustalenia projektowe, materiały przekazane do realizacji).
b) Dane techniczne związane z korzystaniem ze strony
- adres IP,
- identyfikatory cookies / podobnych technologii,
- przybliżone dane o urządzeniu i przeglądarce,
- dane statystyczne dotyczące aktywności na stronie (np. odsłony, czas wizyty, źródło wejścia) – zależnie od zgód cookies.
c) Dane z mediów społecznościowych
Jeżeli wchodzisz w interakcje z naszymi profilami (np. obserwujesz, komentujesz, piszesz wiadomość), możemy widzieć dane udostępnione w danym serwisie zgodnie z Twoimi ustawieniami prywatności (np. nazwa profilu, treść wiadomości).
5. Cele, podstawy prawne i okresy przechowywania danych
Poniżej opisujemy, po co przetwarzamy dane, na jakiej podstawie prawnej i jak długo.
5.1 Kontakt, obsługa zapytań i bieżąca komunikacja
Cel: odpowiedź na wiadomość, rozmowa o współpracy, przygotowanie wstępnych ustaleń.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes – komunikacja i obsługa zapytań).
Okres: do zakończenia korespondencji, a następnie maksymalnie do końca roku kalendarzowego po upływie 3 lat od ostatniego kontaktu (na wypadek pytań, ustaleń lub roszczeń).
5.2 Podjęcie działań przed zawarciem umowy i realizacja umowy
Cel: przygotowanie oferty, podpisanie i realizacja umowy, realizacja usług (np. strony www, grafika, materiały wideo, obsługa social media), kontakt w sprawach projektowych.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO (działania przedumowne i wykonanie umowy).
Okres: przez czas trwania umowy/współpracy, a następnie w zakresie niezbędnym do rozliczeń i obrony przed roszczeniami.
5.3 Rozliczenia, księgowość i obowiązki podatkowe
Cel: wystawianie faktur, prowadzenie dokumentacji księgowej.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO (obowiązek prawny).
Okres: przez okres wymagany przepisami prawa.
5.4 Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń
Cel: zabezpieczenie ewentualnych roszczeń, obsługa reklamacji, obrona prawna.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes – ochrona praw Administratora).
Okres: do czasu przedawnienia roszczeń wynikającego z przepisów.
5.5 Działanie strony i bezpieczeństwo
Cel: zapewnienie poprawnego działania strony, ochrona przed nadużyciami i spamem (np. reCAPTCHA), kwestie administracyjne i bezpieczeństwo.
Podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes – utrzymanie i bezpieczeństwo serwisu).
Okres: zależny od rodzaju danych technicznych i cookies (szczegóły w części dotyczącej cookies oraz w banerze zgód).
6. Odbiorcy danych osobowych
Dane osobowe mogą być przekazywane wyłącznie podmiotom, które wspierają Administratora w zakresie technicznym, analitycznym lub marketingowym, w zakresie niezbędnym do prawidłowego działania strony i prowadzonych działań.
Odbiorcami danych mogą być w szczególności:
- Google LLC – w związku z korzystaniem z narzędzi: Google Ads, Google Analytics, Google Tag Manager, Google reCAPTCHA, YouTube (osadzone materiały wideo),
- Meta Platforms Inc. – Facebook oraz Instagram,
- TikTok Technology Limited,
- LinkedIn Ireland Unlimited Company.
Dane nie są sprzedawane ani przekazywane innym podmiotom w celach niezwiązanych z działalnością Essency Media.
7. Przekazywanie danych poza Unię Europejską
W związku z korzystaniem z narzędzi dostarczanych przez globalnych dostawców (np. Google, Meta), dane osobowe mogą być przekazywane do państw trzecich, w tym do Stanów Zjednoczonych.
Przekazywanie danych odbywa się z zachowaniem wymaganych przez RODO zabezpieczeń, w szczególności na podstawie:
- decyzji Komisji Europejskiej stwierdzających odpowiedni stopień ochrony,
- standardowych klauzul umownych,
- innych zgodnych z RODO mechanizmów ochrony danych.
Szczegółowe informacje dotyczące zasad przetwarzania danych przez poszczególnych dostawców dostępne są w ich politykach prywatności.
8. Prawa osób, których dane dotyczą
Osobie, której dane osobowe są przetwarzane, przysługują następujące prawa:
- prawo dostępu do danych oraz uzyskania ich kopii,
- prawo do sprostowania danych,
- prawo do usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym"),
- prawo do ograniczenia przetwarzania,
- prawo do przenoszenia danych,
- prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych opartego na uzasadnionym interesie Administratora,
- prawo cofnięcia zgody – jeżeli przetwarzanie odbywa się na jej podstawie,
- prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
W celu realizacji swoich praw można skontaktować się z Administratorem za pośrednictwem adresu e-mail: kontakt@essency.pl.
Administrator może poprosić o dodatkowe informacje w celu potwierdzenia tożsamości osoby składającej żądanie.
9. Zautomatyzowane przetwarzanie danych i profilowanie
Dane osobowe mogą być przetwarzane w sposób zautomatyzowany, w tym w formie profilowania, w szczególności w związku z działaniami analitycznymi oraz reklamowymi prowadzonymi przy użyciu narzędzi zewnętrznych (np. Google Ads, Meta Ads).
Zautomatyzowane przetwarzanie danych nie prowadzi do podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne ani w podobny sposób istotnie wpływających na użytkownika.
Profilowanie może wpływać na dobór wyświetlanych treści lub reklam, jednak nie ma charakteru decyzyjnego.
11. Zarządzanie cookies i zmiany polityki prywatności
Użytkownik może w każdej chwili:
- zmienić lub wycofać zgodę na pliki cookies poprzez baner cookies dostępny na stronie,
- zarządzać plikami cookies z poziomu ustawień swojej przeglądarki internetowej.
Ograniczenie stosowania cookies może wpłynąć na niektóre funkcjonalności strony.
Administrator zastrzega sobie prawo do aktualizacji niniejszej Polityki Prywatności. Aktualna wersja dokumentu zawsze dostępna jest na stronie internetowej essency.pl.